Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Kurum içi ve kurum dışı yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortamında web tabanlı yapılmasına olanak sağlayan bir bilgisayar yazılımıdır.

Elektronik Belge Yönetim Sistemine(EBYS) 2015 yılı Ocak ayı itibarı ile geçmiş bulunmaktayız. Üniversitemiz, bilgi güvenliği ön planda olan, bilgiye erişim hızının ve bilgi güvenilirliğinin önem arz ettiği bir kurum olması nedeniyle gelişmiş bir belge yönetim sistemine ihtiyaç duymuş ve çözüm olarak EBYS hayata geçirilmiştir. Bu sayede, belgelerin merkezi bir yapıda toplanması, süreçlerinin hızlandırılması, baştan sona takip edilmesi, raporlanması ve yönetilmesi sağlanmıştır.Ayrıca veri standartları oluşturularak gerekli bütün veriler bu standartlara uygun ve güvenli bir şekilde arşivlenmiş, bu bilgilere hızlı ve etkili bir şekilde ulaşılması mümkün olmuştur.
 

EBYS İle Hedeflenen Nedir? EBYS ile; gerek kurum içi gerekse kurum dışı yazışmalarımızın web tabanlı yapılmasını sağlayarak; * Standart dosya planına uygun yazışma yapılması, * Sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması, * Maliyetlerin azaltılması (iş gücü, zaman ve kırtasiye), * Kurum elektronik arşivinin oluşturulması, hedeflenmektedir.

EBYS İle Hedeflenen Nedir? EBYS ile; gerek kurum içi gerekse kurum dışı yazışmalarımızın web tabanlı
yapılmasını sağlayarak;
* Standart dosya planına uygun yazışma yapılması,
* Sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması,
* Maliyetlerin azaltılması (iş gücü, zaman ve kırtasiye),
* Kurum elektronik arşivinin oluşturulması, hedeflenmektedir.
EBYS İle Neler Yapılabilir?
* İş akışları tanımlanarak oluşturulan doküman ve belgeler, doğru zamanda ve doğru kişiye en kısa yoldan ulaştırılabilir,
* Doküman ve belgelerin dolaşımı esnasında durumları takip edilebilir,
* Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak elektronik ortamda arşivlenebilir,
* Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere anında ve tek tuşla ulaşılabilir,
* Aynı bilgi ve belgeye birden fazla noktadan eş zamanlı olarak erişim imkanı sağlanabilir.
EBYS’ nin Sağladığı Yararlar
* Evrak hazırlamak için kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar.
* Evrak sevk, paraf ve onay sürelerini kısaltır.
* Evraklara mekandan bağımsız hızlı ve güvenli erişim imkanı sağlar.
* Evrakları güvenli bir şekilde arşivler.
* Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır.
* Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar.